做好准备才能提高效率——读《每天最重要的2小时》

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最近看了很多学习方法和时间管理的书,今天介绍一本书叫《每天最重要的2小时》,书很薄,内容不多,但却让我眼前一亮。

我在《为你的生活记录时间》中介绍了《奇特的一生》,里面描述了柳比歇夫几近变态的时间统计法,只要你亲自尝试过就会知道,这是非常难的。还有一些常见的时间管理方法,会把任务按照重要与紧急两个维度分为四个象限,然后优先做紧急并重要的等等,这种方式看似很好,但实际上你真的知道哪些任务更重要,哪些任务更紧急吗?就算你知道,你又怎么能做好最重要最紧急的事情呢?所以它对很多人的帮助其实是有限的。

而这本书则把关注点放在我们自己,而是不是任务和时间上,作者通过五个策略,教我们如何调整好身体及精神状态,以进行最重要的工作。下面我就来介绍下这五个策略。

一、把握抉择点,做重要的事

吾生也有涯 而知也无涯 以有涯随无涯 殆已

—— 《庄子·养生主》

每个人的精力时间都是有限的,把有限的精力放在重要的事情上,这个道理是很好理解的。但我们日常工作中,做得最多的是简单的,习惯的事情,而不是重要的事情。

当我们做一件事时,很容易进入到一种不自知的下意识状态,这种状态下,我们很难意识到自己做了什么,只是根据习惯与经验在重复一些动作甚至思考。比如,当你每天例行回复邮件时,只是把它当做一个每天必须完成的任务来做,直到做完为止,你根本意识不到时间的流逝。再比如,当我们编写程序时,为了按时完成任务,可能会陷入一种“心流”,按照自己最熟悉最擅长的方式,去编写代码,而很少去考虑是否还有更优雅的方案,或者是否为下一步的测试与上线做好了准备工作。

如果你是一个能够快速成长的人,那么每隔一段时间,回想曾经的自己,你就会发现,原来自己总是在那些不重要的,重复性的事情上花费了几乎所有的时间,只因为这样的事情让我们做起来更轻松。那么要如何打破这种死循环呢?那就需要我们关注抉择点。

如果一件事情做完了,或者被意外打断了,此时我们的心智就被触发,就将有机会靠自我意识来决定接下来要做的事情。这就是每天的关键时刻——抉择点。它是打破死循环的关键,因为此时的我们,最有可能意识到自己深陷死循环之中。

面对抉择点,我们不应该急于抉择,因为这样做就又会陷入下意识,去选择那些较为容易的事情了;而是应该有意识的去选择做重要的事情,但什么才是重要的事情呢,如果等到抉择点到来再做判断就太耽误时间了。因此,我们要提前为抉择点做好准备,提前列出一个重要事项的列表,当抉择点到来时,一定要舍得花一些时间,结合当时的具体情况,来选择一件重要的事情去做。

二、管理自控力

在抉择点选择了重要的事情就一切都顺利了吗?当然不是,因为你未必能把它做好。还是那句话,人的精力是有限的,当你开始做最重要的事情了,却没了精力,那结果自然好不了。

自控力就像肌肉一样有极限,自控力用得太多会疲惫

—— 《自控力》

那些需要做决定的工作,会消耗掉我们的自控力,而自控力消耗殆尽后,再去做此类事情就会力不从心了。因此当我们决定开始做重要的事情时,要注意在此之前我们都做了什么,是否还有足够的自控力来从事接下来的任务。最好的方式当然是从一开始就做好计划,把最专注的精力分配给最重要的事情,而不要过早地为了琐事消耗掉它。

当然,在开启下一项工作前,我们也可以通过一些方法技巧来调节我们的情绪,恢复一些自控力。比如回忆甚至去做一些令你开心的事情,快乐的心情有助于我们从事有创意的工作。如果你的情绪已经偏向消极,也可以加以利用。例如,愤怒让我们更易做出判断;悲伤可以减少我们的偏见;焦虑能够提高我们的警觉。

三、接受分心,更加专注

我们都知道,想要长时间保持注意力的专注是很难,因为这是我们大脑的天性。所以当你分心走神时不要过于懊恼,因为这是很正常的。当然,我们也不能放任分心对我们做正事的影响,我们可以事先拿开可能的干扰物,比如容易让人分心的物件,远离手机等电子装置,提醒周围的人不要打扰自己等。

如果确实分心走神了,我们也要知道,这本身对于创造性工作来说也是有好处的,只是我们要学会控制。比如可以有意识的设定分心的目标,去想一些不需要动脑和记忆的事,像欣赏画作和风景,听听音乐,擦擦桌子等;但不要去做需要专注和记忆的事情,像看博客,整理资料,解决高难度问题等。有意识的分心后,就可以及时收心回来了。还有一种方法就是“正念”,我们要觉察到自己注意力的走向,放任走神,再温和的把它带回到正在进行的事情上来。

注:“正念”有些类似冥想,这里可以把它当做一种锻炼注意力的方法

总的来说,面对分心,首先要学会接受,因为这很正常,其次要学会控制,如能事先做好准备就能更好的控制注意力。

四、掌握饮食和运动的诀窍,让自己更高效

运动与饮食对我们的精神状态有着很大的影响。研究证明,中等强度的运动,比如大概20分钟快走或慢跑,即微微出汗的程度,可以明显提高我们在接下来一两个小时内的注意力、控制力及执行力等,但要注意,这种效果通常会在运动结束半小时后达到高峰,所以可以据此把握进行运动的时间。

说到饮食,一个亘古不变的方法就是多喝水,千万不要让自己缺水。尽管喝得过多也不好,但总体上很少有人会喝多,因此还是希望大家记着多喝水。在食物的选择上,要考虑到碳水化合物、蛋白质、脂肪等多方面因素,也要关注饮食对血糖的影响。脂肪可以显著提高执行功能,碳水化合物可以提高短期记忆力,而蛋白质则能提高注意力。血糖过高过低都不好,所以要学会控制血糖水平,尽量选择一些升糖指数较低的食物,如新鲜的水果蔬菜,燕麦藜麦等。同时将食物分少量多次食用也有助于提高我们的精神状态。

书中还介绍了咖啡对身体的影响,因为我本人不喝咖啡,无法亲身体会,这里只说下大意。总体来看,各项实验表明,在咖啡因摄入量与平时的常规摄入量相当时,才能提高我们的精神状态。也就是说如果你想通过,比平时更大量地摄入咖啡因,来提高精神状态的话,不但没有效果,还可能适得其反。

五、让工作环境为你服务

在我们的工作环境中,声音、光线以及空间都会对我们的工作效率有很大的影响。它们能直接促进或妨碍上面四种策略的效果。

安静的环境永远是最能帮助我们高效工作的,但在实际工作中不太容易获得。此时我们要知晓不同声音对我们的不同影响,来有意识的为自己选择环境。

断断续续的讲话声,被证实是最能干扰工作的噪声。一般噪声对内向性格的人的干扰要大于外向性格的人,对有良好工作记忆能力的人来说,噪声的影响也会相对少一些。对于需要创造性的工作而言,中等程度的噪声会让人们更具创造力,太高或太低的噪音则没有这个效果。所以,如果想要高效的工作,就尽量保持安静,避免噪音,如果需要做具有创造力的工作,可以选择有一定噪音的环境。如果无法改变环境,可以选择佩戴降噪耳机。

相比暖色光,偏蓝的白光可以让人更加警觉,提高我们的自制力。明亮的光线可以提升我们的精神状态。而暗淡的光线可以给我们带来无拘无束的感觉,进而可以提高我们的创造力。因此,如果你的办公环境比较昏暗,那么可以购置一台偏蓝白光的台灯,而当你要完成一项需要创造力的工作时,可以把光线调暗一些。

杂乱无章的空间会分散我们的注意力,因此保持办公桌,或者眼前空间的整洁,可以有效提高我们的专注度。不要久坐,每隔一段时间就站起来活动一下,可以有效提升我们的精神状态。当我们能够做出扩张性开放性的动作和姿势时,它能够提高我们的睾丸酮水平,降低皮质醇激素水平,这会让我们更乐于冒险,更有自信,更具领导力。

总结

我们来把这五个策略结合起来。

综合前三个策略,我们可以有计划地有方法地去做重要的事情。首先要做好准备,罗列出重要事项列表,然后做好每天的工作学习计划,把重要的事情安排在精力最充沛的时候去做。实际工作中未必能完全按照计划进行,此时就要关注抉择点,利用抉择点来把精力专注到重要的事情上。在做事过程中,难免分心走神,这是人的天性,我们可以主动分心去做一些不耗费脑力与注意力的事情,以便能够马上恢复,继续高效工作。

而后两个策略则从生理与环境两个方面支撑着前三个策略。身体是革命的本钱,通过适度的锻炼和良好的饮食习惯,都可以有效提高我们的各项身体机能,这是一切工作学习的基础。良好的工作环境也同样起着决定性的作用,值得我们努力去争取。

最后,别忘了书名《每天最重要的2小时》。这里的2小时当然是泛指,你要根据自己的实际情况来规划,关键是只要我们有计划有方法,那么每天只要很少的时间就可以达成我们最重要的目标了。

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